Apa Itu Prosedur – Prosedur merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengatur langkah-langkah atau tahapan dalam menjalankan suatu tugas atau aktivitas. Prosedur sering digunakan sebagai acuan bagi orang untuk melakukan tindakan dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Dalam kehidupan sehari-hari, hal ini juga sering digunakan untuk mengatur aktivitas seperti mengurus perizinan, pendaftaran, atau pengadaan barang. Prosedur memiliki peran yang sangat penting dalam kehidupan organisasi maupun individu.
Dengan ini, suatu tindakan atau aktivitas dapat dilaksanakan dengan lebih terstruktur, terorganisir, dan efisien. Bahkan, dalam suatu organisasi, hal ini dapat membantu dalam menciptakan keseragaman, konsistensi, dan kualitas dalam setiap kegiatan yang dilakukan.
Namun, seringkali, banyak orang kurang memahami hal ini dan bagaimana cara menerapkannya dengan benar. Oleh karena itu, dalam artikel ini, stkipmktb.ac.id akan membahas apa itu prosedur, manfaatnya, dan bagaimana cara membuat dan menerapkan prosedur secara benar.
Pengertian Prosedur
Prosedur merupakan suatu serangkaian langkah dan cara yang harus dilakukan dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan dalam bahasa Inggris, dapat disebut sebagai procedure. Adapun tujuan utama dari penerapannya adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menjalankan tugas-tugas.
Peraturan dalam sebuah organisasi biasanya dibuat dan ditetapkan oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap suatu sistem atau program. Pentingnya peraturan dalam suatu organisasi dapat dilihat dari peranan dan manfaat yang dapat diberikannya seperti meningkatkan produksi, mengurangi risiko kerugian, serta menciptakan lingkungan kerja yang lebih efektif dan efisien.
Jadi jika setiap individu di haruskan mematuhi hal ini sebagai aturan, jika tidak maka yang bersangkutan akan bukan tidak mungkin pihak yang bertanggung jawab akan Menjustifikasi. Apa itu Menjustifikasi, artinya pihak yang bertanggung jawab akan mengambil sikap atau keputusan yang mungkin merugikan yang bersangkutan, seperti pemecatan.
Dalam menyusun prosedur, biasanya terdapat beberapa elemen yang harus diperhatikan seperti:
| Elemen | Penjelasan |
|---|---|
| Target | Menjelaskan tujuan atau sasaran dari prosedur yang dibuat. |
| Langkah-langkah | Berisi tentang urutan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menjalankan prosedur tersebut. |
| Waktu/Jadwal | Menyatakan jangka waktu atau jadwal yang harus diperhatikan ketika menjalankan prosedur tersebut. |
| Sumber daya | Menginformasikan sumber daya atau bahan apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan prosedur tersebut. |
| Pola Respon | Memberikan gambaran bagaimana seharusnya respons atau tindakan dilakukan terhadap situasi yang mungkin terjadi dalam menjalankan prosedur tersebut. |
Jenis-Jenis Prosedur
Prosedur adalah serangkaian langkah atau tindakan yang terstruktur dan sistematis untuk mencapai tujuan tertentu. Hal ini dapat diterapkan pada berbagai bidang, seperti keuangan, administrasi, kesehatan, pendidikan, dan lain sebagainya. Berikut ini beberapa jenis-jenis prosedur yang perlu kamu ketahui:
1. Prosedur Operasional Standar (POS)
POS atau Standard Operating Procedures (SOP) adalah kumpulan aturan atau panduan tertulis yang berisi langkah-langkah yang harus diikuti oleh semua karyawan dalam suatu organisasi. POS membantu memastikan konsistensi dan akurasi dalam melakukan tugas-tugas rutin yang sama. Misalnya, POS di sebuah restoran dapat termasuk peraturan mengambil pesanan, memasak makanan, dan layanan pelanggan.
2. Prosedur Sistem
Prosedur sistem adalah serangkaian langkah dalam pengoperasian sistem yang kompleks, seperti sistem komputer. Hal ini membantu memastikan bahwa sistem tersebut berjalan dengan efisien dan menjaga keamanan data. Contohnya bisa berupa aturan backup data sistem, pemeliharaan sistem, dan penanganan masalah teknis.
3. Prosedur Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)
Prosedur K3 digunakan untuk menjaga keselamatan karyawan dan mencegah kecelakaan kerja. Hal ini sering dilakukan di lingkungan kerja yang berbahaya seperti perusahaan konstruksi, pabrik kimia, dan tambang. Contoh prosedur K3 yang umum meliputi menggunakan alat pelindung diri, menghindari area berbahaya, dan melaporkan insiden.
4. Prosedur Audit
Prosedur audit mengacu pada serangkaian langkah yang digunakan untuk memeriksa dan mengevaluasi rekaman keuangan dan kepatuhan perusahaan terhadap standar dan regulasi. Contoh audit terdiri dari mengumpulkan data, meninjau dokumen, dan memeriksa bukti pendukung transaksi.
5. Prosedur Pemilihan atau Rekrutmen
Prosedur pemilihan atau rekrutmen adalah tahapan untuk mencari karyawan yang potensial dan sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi. Hal ini terdiri dari beberapa tahapan mulai dari pembuatan iklan lowongan kerja, pengumpulan lamaran, wawancara, hingga pengambilan keputusan.
Fungsi Prosedur
Prosedur adalah serangkaian langkah yang dirancang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam konteks bisnis, hal ini diperlukan untuk menjalankan berbagai macam aktivitas, mulai dari operasional harian hingga manajemen sumber daya manusia. Berikut adalah beberapa fungsi prosedur:
1. Menjamin Konsistensi
Prosedur memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan di dalam sebuah organisasi dilakukan dengan cara yang konsisten, sehingga hasil yang dihasilkan dari setiap aktivitas tidak akan terlalu berbeda satu sama lain. Hal ini membantu organisasi membangun citra profesional dan membuat konsumen merasa nyaman dan percaya dengan produk atau layanan yang ditawarkan.
2. Menjamin Keamanan
Prosedur juga memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan di dalam organisasi tidak membahayakan karyawan, konsumen, ataupun lingkungan. Misalnya, dalam industri makanan, kebersihan harus dipatuhi agar tidak ada bahan kimia berbahaya yang masuk ke dalam produk makanan. Dengan menjaga keamanan, organisasi dapat menghindari tuntutan hukum, sanksi administratif, dan kehilangan kepercayaan konsumen.
3. Meningkatkan Efisiensi
Prosedur yang baik akan membantu organisasi untuk melakukan kegiatan dengan cara yang lebih efisien, cepat, dan tepat. Misalnya, dengan menggunakan pemesanan secara online, konsumen dapat memesan produk dengan mudah dan cepat. Dalam hal manajemen karyawan, aturan detil tentang rekrutmen dan pemilihan karyawan yang sesuai akan membantu organisasi menghindari kesalahan dalam pemilihan karyawan yang tidak tepat sehingga menghemat waktu dan tenaga dalam mencari karyawan pengganti.
4. Memudahkan Pengambilan Keputusan
Prosedur dapat membantu dalam pengambilan keputusan, terutama dalam keadaan darurat atau situasi yang memerlukan keputusan yang cepat. Dalam situasi seperti ini, peraturan dapat membantu karyawan memahami peran mereka dan tindakan yang harus dilakukan. Misalnya, jika ada bencana alam, karyawan tahu apa yang harus dilakukan.
5. Memperjelas Tanggung Jawab
Prosedur memperjelas tugas dan tanggung jawab karyawan dalam organisasi. Dalam contoh bagaimana dan kapan mereka harus melapor, dari siapa, dan termasuk dalam kalender peraturan dan kebijakan. Hal ini dapat meminimalkan kesalahan dan menghindari kesalahan dalam komunikasi yang dapat membuat karyawan salah tanggung jawab.
Tujuan Prosedur
Prosedur adalah aturan yang ada di dalam suatu organisasi atau bidang bisnis. Hal ini harus diikuti agar dapat menjamin keberhasilan suatu kegiatan. Ada beberapa tujuan yang harus dipahami agar kegiatan yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar.
- Tujuan pertama adalah untuk meningkatkan efisiensi. Dalam suatu organisasi atau bisnis, waktu sangatlah berharga. Dengan adanya peraturan, aktivitas yang dilakukan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Peraturan yang jelas dan terstruktur dapat membantu meningkatkan pengelolaan sumber daya manusia dan material. Setiap karyawan dapat memahami tugas dan tanggung jawab yang mereka miliki dalam kegiatan yang dijalankan. Hal ini akan membantu dalam mengatur jadwal kerja yang lebih terstruktur dan terukur.
- Tujuan kedua adalah untuk meningkatkan kualitas produk atau layanan. Suatu organisasi atau bisnis membutuhkan produk atau layanan yang berkualitas untuk menarik minat pelanggan. Peraturan yang jelas dan terstruktur membantu mengurangi kemungkinan dalam menghasilkan produk atau layanan yang cacat atau kurang baik.
- Tujuan ketiga adalah untuk meningkatkan keamanan. Setiap aktivitas dalam suatu organisasi atau bisnis haruslah dijalankan dengan keamanan yang maksimal. Selain itu dapat membantu mengurangi risiko kegagalan atau kecelakaan serta dapat membuat karyawan merasa lebih aman dalam bekerja.
- Berikutnya untuk meningkatkan keuntungan atau efektivitas dalam penggunaan sumber daya. Dalam bisnis, tujuan utama adalah untuk meningkatkan keuntungan dan dapat membantu mengurangi biaya operasional yang tidak perlu sehingga meningkatkan efektivitas penggunaan sumber daya manusia dan material.
Tahapan Prosedur
Tahapan prosedur merujuk pada serangkaian langkah atau tahapan yang harus diambil untuk menyelesaikan suatu tugas dengan efektif dan efisien. Bagi perusahaan, prosedur sangat penting dan harus dilakukan dengan hati-hati. Ini akan membantu perusahaan memastikan bahwa semua tugas dijalankan dengan benar dan dapat dipantau dengan mudah. Di bawah ini telah disediakan tahapan prosedur beserta tabel harga yang berkaitan pada umumnya.
- Langkah pertama dalam prosedur adalah melakukan pemeriksaan dan evaluasi awal. Ini akan membantu perusahaan memahami apa yang perlu dilakukan selanjutnya, seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, serta berapa biaya yang akan dikeluarkan. Hal ini juga akan membantu perusahaan dalam merencanakan tahapan selanjutnya.
- Setelah tahap pemeriksaan selesai, perusahaan kemudian harus melakukan persiapan. Tahap persiapan meliputi merencanakan tugas yang harus dilakukan, menentukan siapa yang bertanggung jawab dan bagaimana tugas akan dikerjakan. Selanjutnya, pada tahap pelaksanaan, tugas akan dijalankan sesuai dengan rencana dan persiapan yang telah ditetapkan pada tahap sebelumnya.
- Tahap tindak lanjut akan mengevaluasi dan memastikan bahwa tugas telah dilakukan dengan benar, dan apabila ditemukan kesalahan, perusahaan akan segera membuat suatu perbaikan. Terakhir, pada tahap penyelesaian, perusahaan akan menyelesaikan tugas dan melakukan evaluasi akhir untuk memastikan bahwa seluruh langkah telah dilakukan dengan benar dan efektif.
Kelebihan Prosedur
Prosedur merupakan serangkaian langkah-langkah atau aturan yang harus diikuti untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Selain itu juga memberikan beberapa kelebihan bagi organisasi, seperti yang akan dijelaskan pada tabel berikut:
- Salah satu kelebihannya adalah meningkatkan efisiensi kerja. Dalam sebuah organisasi, setiap pegawai memerlukan panduan terkait tugas-tugas yang harus diselesaikan. Dengan adanya aturan yang jelas, setiap pegawai akan tahu langkah-langkah yang harus mereka lakukan untuk menyelesaikan tugas mereka dan hal ini akan mengurangi kemungkinan kebingungan atau kesalahan.
- Kelebihan selanjutnya adalah meningkatkan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan. Ketika setiap anggota organisasi bekerja dengan aturan yang sama, maka produk atau jasa yang dihasilkan akan memiliki kualitas yang lebih baik karena adanya panduan yang jelas dan standar yang sama.
- Selain itu, prosedur juga dapat mempercepat waktu penyelesaian tugas dan organisasi dapat mencapai target yang ditetapkan secara lebih cepat karena setiap pegawai dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien. Hal ini juga akan memberikan manfaat dengan cara meningkatkan produktivitas dan mempercepat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin.
- Memperejelas tugas dan tanggung jawab setiap anggota organisasi. Dalam organisasi yang besar, beberapa pegawai mungkin tidak mengetahui apa yang dilakukan oleh orang lain di departemen yang berbeda. Dengan adanya aturan yang jelas, setiap pegawai akan mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing, sehingga dapat memudahkan pengambilan keputusan dan melakukan koordinasi antar departemen.
- Kelebihan selanjutnya adalah mengurangi risiko kesalahan. Dalam setiap organisasi, risiko kesalahan selalu ada, terutama jika tidak ada aturan yang jelas untuk diikuti. Dengan adanya hal ini yang jelas, setiap anggota organisasi akan tahu apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya, sehingga dapat mengurangi kemungkinan kesalahan yang terjadi.
Kesimpulan
Sebagai kesimpulan, hal ini merupakan langkah yang sangat penting dalam menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan. Dalam dunia bisnis, menerapkan prosedur yang terukur dan teratur akan menghasilkan efisiensi dan efektivitas yang meningkat. Selalu menjadi orang yang berkompeten dengan mempelajari aturan baru dan selalu berusaha untuk memperbarui diri dalam memahami prosedur yang diperlukan.
